Развиваем мастерство управления: от технологий «дерева» целей и «дерева» действий — к умению выстраивать «дерево» решений.

В предыдущий раз, осваивая сложные вопросы перехода от «дерева» целей к «дереву» решений, мы, следуя «формуле» целедостижений [1], получили представление о том, как осуществляется выбор действий, которые должны привести нас к достижению заявленного в целях результата.

изображение

В результате кропотливой работы мы получили вот такое «дерево», где «красной нитью» проложены выбранные нами пути действий, реализация которых, по нашему экспертному мнению, позволит достичь цели.

изображение

И вот теперь, охватывая взглядом «плоды труда своего», ответим на каверзный вопрос: Мы устремлены на создание «дерева» решений задачи, направленной на устранение проблем. Так что же мы получили, какое «дерево» создали в процессе разработки решений?

Конечно же, ответ не заставит себя ждать, поскольку «ветви» созданного «дерева» нами были обозначены как действия.

изображение

Именно так, поскольку итогом нашего проектирования действительно является «дерево» действий, которое становится для нас основой для принятия решений.

Но в процессе разработки этого «дерева» действий мы пользовались именно методом «дерева» решений, поскольку с его помощью нами не только намечались возможные варианты действий, но и обосновывался выбор оптимальных вариантов действий.

изображение

Дерево решений — еще один популярный метод науки управления, используемый для выбора наилучшего направления действий из имеющихся вариантов.
Однако дерево решений можно построить под более сложную ситуацию, когда результаты одного решения влияют на последующие решения. Таким образом, дерево решений — это полезный инструмент для принятия последовательных решений. [2]

Майкл Мескон и др.

изображение

Дерево решений — … используется в менеджменте на подготовительных стадиях процесса выработки решений для выбора лучшего способа действий. [3]

Л. А. Трофимова и др.

Является ли полученное нами «дерево» именно «деревом» решений задач, направленных на устранение проблем?

изображение

Вооруженные знаниями о том, как связаны между собой понятия цель, задача, действия, условия и способы осуществления действий [4], можем уверенно сказать, что для разработки «дерева» решений мы обязательно воспользуемся «деревом» действий», но при этом нам необходимо будет подключить операционный аспект — как, каким способом мы будем осуществлять выбранные нами действия.

изображение

Помимо своего интенционального аспекта (что должно быть достигнуто) действие имеет и свой операционный аспект (как, каким способом это может быть достигнуто), который определяется не самой по себе целью, а объективно-предметными условиями ее достижения. Иными словами, осуществляющееся действие отвечает задаче; задача — это и есть цель, данная в определенных условиях. [5]

А. Н. Леонтьев

Поэтому не останавливалась в разработке «дерева решений» только на действиях, мы вновь воспользуемся «шпаргалкой» [4], в которой фокус нашего внимания теперь будет направлен на вопрос «Как? Каким образом?», поскольку нам предстоит искать ответы, связанные с выбором способов действий.

pen

Мастерство — это когда «что» и «как» приходит одновременно.

Всеволод Мейерхольд [6]

изображение

Однако сейчас в поле нашего зрения попадает не только новая серия вопросов, но и союз «и», соединяющий в нашей «шпаргалке» главные вопросы целедостижения: «что и как делать?».

А это означает, что мы, разрабатывая решение задачи о достижении цели в наших конкретных условиях образовательной организации, должны будем связать действия и способы действий.

Поэтому целесообразно, если в нашем дереве решений появится «привязка» действий к тем способам действий, которые будут оптимальными в наших условиях, в конкретных условиях решения задачи.

изображение

На следующем этапе осуществляется привязка к полученному дереву целей и задач тех методов и технологий, которые нацелены на их решение. Здесь каждая задача снабжается одним или более методом ее решения, то есть методом реализации процесса, который может быть охарактеризован тем набором параметров, который был синтезирован на этапе параметризации.

В результате может быть получена либо совокупность альтернативных деревьев, либо «сводное» дерево, на котором отображаются все возможные альтернативы. [7]

Ю. В. Курносов и др.

Но сама по себе эта привязка не возникнет, для этого тоже существуют различные технологические приемы. А вот какой из них будет более предпочтительным, нам предстоит определить самостоятельно.

В одном случае это может быть построение дополнительного дерева решений, с помощью которого мы будем по аналогии с разработкой действий осуществлять выбор наиболее эффективных способов для тех действий, которые легли в основу нашего решения.

Для осуществления этого варианта привязки мы заменяем названия наших «вешек», поскольку к маршруту «цель- действия-результат» теперь добавляется маршрут «действие-способ-результат».

изображение

И теперь по каждому из принятых нами как наиболее оптимальных действий в решении задачи, мы представляем различные варианты способов их реализации. И обосновывая эффективность каждого, принимаем решение, какой из них лучше всего подойдет нам в наших конкретных условиях.

изображение

Возможен и другой вариант привязки. В этом случае мы «подключаем» представление способов реализации действий сразу же при определении различных вариантов действий. Этот прием удобен тем, что он дает нам возможность обоснования выбора действия не только его целевой направленностью и эффектом в достижении результата, но и предлагает сразу же обосновывать наше решение эффективными способами действий. Таким образом, мы получаем возможность «сводного» обоснования выбора действий и выбора способа действий.
Для разработки такого дерева решений нам вновь необходимо будет внести изменения в «вешках», поскольку вместо движения по 2-м маршрутам: «цель-действия- результат» и «действие -способ-результат», нам предстоит пройти по одному, но усложненному маршруту «цель-действия-способы-результат».

изображение

И делая первый решающий шаг, мы, как и в первом маршруте, представляем возможные варианты действий, но при этом сразу же предлагаем вариативный набор способов их реализации.

изображение
изображение

Серьезное возражение, которые мы не оставим без внимания.

И в качестве примера разберем доходчивый пример из нашей практики, связанный с выбором способа действия, осуществление которого позволит нам частично обеспечить обновление оборудования для нужд образовательного процесса из внебюджетных средств.

Способ 1: Обозначим его достаточно распространенной позицией: «Пусть это оборудование купят родители и нам подарят, ведь мы же делаем это для их детей!». А теперь четко определим суть такого способа действий: речь идет о том, что мы авторитарно воздействуем на родителей и, манипулируя чувствами родительской заботы, практически заставляем их приобрести какое-то конкретное необходимое оборудование. И, несмотря на то, что этот способ противоречит нормативно-правовым требованиям о недопустимости взимания средств с родителей, он еще достаточно «живуч» в нашей практике.

Способ 2: Обратимся с заявкой в Управляющий совет, и он примет решение о приобретении этого оборудования за счет благотворительных средств. Не будем греха таить, и честно признаемся себе, что по формальным признакам способ вроде бы и верный, а вот, по сути, мы лишь обходим нормативные «препоны», но действуем практически тем способом, который указан выше.

Способ 3: Обоснуем перед Управляющим советом потребность в приобретении этого оборудования, докажем ограниченность возможности приобретения этого оборудования за счет бюджетных средств, определим взамен чего мы просим у благотворителей поддержки в решении этого вопроса, предложим включить этот вопрос в программу благотворительной деятельности, и т. д. В этом случае мы выбираем принципиально иные способы действий. Как мы будем действовать? — Обоснованно, доказательно, уважительно по отношению к родителям и рачительно по отношению к родительским благотворительным средствам, и при этом будем, не диктуя свою волю, выбирать способ совместного согласованного решения.

По сути, каждый из этих способов может обеспечить нам ожидаемый результат как приобретение необходимого оборудования. Но вот эффект от осуществления этих способов будет разным.

В первом мы не только нарушим правовые нормы, но и приумножим отрицательный эффект манипулирования. Во втором способе сработает эффект формализма, прикрывающего все то же манипулятивное воздействие. А вот в третьем случае мы сможем достичь эффекта партисипации, реальной включенности родителей в совместное решение актуальных задач нашей образовательной организации.

Вот теперь у нас есть плацдарм для размышлений, поскольку нам предстоит сделать выбор, обосновывая его потенциальной результативностью действий и эффективностью способов их реализации в достижении поставленной цели.

изображение

В этой модели «дерева решений» мы смогли достигнуть результата, решив задачу «в одно действие», поэтому делать следующий шаг нам не понадобиться.

Но даже в этом «одноходовом» решении могут возникать разные варианты, если, например, в процессе обоснования нам предстоит сделать нелегкий выбор между действиями и способами их реализации, которые потенциально могут дать одинаковый эффект.

изображение
изображение
smile

— Очень хочется произвести на вас приятное впечатление.
— Вам это удалось… уже.
— Усилить хочется.

Диалог главных героев из к/ф «Служебный роман»

Данный пример дает нам возможность благодаря технологии «дерева решений» избавляться от часто встречаемого в нашей практике дублирования действий, как правило, «распыляющего» имеющиеся ресурсы образовательной организации.

изображение

С другой стороны, аналогичная этой ситуация может нами быть использована в случае, если изменятся условия реализации, и тогда мы обратимся к резервному решению.

Для этого, например, в технологии «дерево решений» добавляются позиции, позволяющие нам успешно работать в условиях неопределенности, заранее прогнозируя потенциально возможные изменения условия решения задачи.

изображение

План, разработанный в предыдущем примере, недостаточно полон. Он не принимает во внимание никаких непредвиденных событий в ходе внедрения. Это типичная ситуация для планов проектов этого уровня. В них нельзя найти указаний на случай, если вдруг что-нибудь не заладится. …

Прогнозирование этих проблем позволяет предотвратить трудности, дает возможность заранее подготовиться к решению проблем, что обходится гораздо дешевле, чем поиск решений только после того, как все случилось. [8]

Бьёрн Андерсен

Так Бьерн Андерсен, автор процитированной книги, в которой дается целостное объяснение совместного использования различных инструментов, необходимых для внедрения усовершенствований в управляемые процессы, предлагает для уменьшения влияния потенциальных рисков в решении задач добавить позицию: «А что если?».

Воспользовавшись этим предложением усовершенствования «дерева решений», мы сможем своевременно вносить коррективы в наши решения.

изображение

Такой подход нам поможет и в наших последующих действиях разработки решений, когда мы добавим к решению задачи ресурсную составляющую. А пока, разобравшись с тем, как создается «дерево решений» с учетом целей, действий и способов их реализации, мы продолжим практиковаться в использовании этой технологии, на случай если наша задача будет «многоходовой». А такие задачи, требующие для их решения определенной последовательности действий, как известно, чаще всего встречаются в нашем многотрудном управленческом процессе.

изображение

Но и не только в этом заключаются наши управленческие трудности в решении задач. Чаще всего для достижения цели нам необходимо идти не одним, а несколькими маршрутами, форсируя противника=проблему «по всем фронтам» различной направленности действий. Да к тому же и цель, как правило, для обретения ясности ее достижения, разбивается нами на подцели.

Но мы не будем бояться этих трудностей, поскольку понимая принцип метода «дерева решений», сможем применять его в более сложных вариантах.

изображение
изображение
изображение
изображение
изображение

Ну, вот практически все позиции, отражающие плюсы и минусы этой технологии, высказаны. Нам остается лишь добавить, что оттачивая свое мастерство в выборе действий и способов действий, нам поначалу, конечно же, будет трудно. Но затем, освоив этот метод, мы сами не заметим, что начинаем в процессе разработки решений мыслить с учетом представления максимально возможных альтернатив и приучаем себя принимать всегда обоснованные решения.

изображениеЕсть и еще «секретный» плюс этой технологии, о котором мы расскажем только руководителям. Конечно, такую большую по объемам предложений реализации разработку решений ни директор ОО, ни заведующий ДОУ в одиночку сделать не сможет. К этому привлекается вся управленческая команда. А это значит, что все предложения о вариантах действий и способах их решения имеют своих авторов.

изображениеСекрет 1: Делая себе (и только для себя!) карандашом пометки об авторстве, руководитель не только будет видеть, кто из членов управленческой команды реально участвует в разработке решений, предлагая свои варианты, а кто просто создает видимость участия в коллективной работе.

изображениеСекрет 2: Особо следует обратить внимание на тех членов команды, чьи предложения в разработке «дерева» решений, были самыми эффективными, и кто своими вариантами действий и способов действий вносит максимальный вклад в создание нашего общего решения. Эти участники обсуждения составят «ядро» команды, на творческое мышление и экспертное мнение которых руководитель сможет опираться в дальнейшем.

изображениеСекрет 3: Но никогда не стоит «сбрасывать со счетов» и тем более журить и укорять тех из участников создания «дерева» решений, чьи предложения либо не включены в разработку решений, либо являются не самыми эффективными. Опыт приходит в процессе деятельности, но надо всегда помнить, что проектирование является одной из самых сложных составляющих управленческой деятельности. Поэтому именно от руководителя зависит, будут ли поставленные перед участниками команды задачи находиться «в зоне ближайшего развития» соратников по разработке «дерева» решений, или такие задачи пока им не по плечу, но они будут развивать свою компетентность, участвуя в проектировании наряду с «мозговым» ядром команды.

И наверняка многие их них смогут внести свой весомый вклад в разработку решений в той ее части, где мы приступим к вопросу о ресурсном обеспечении выбранных нами действий и способов их реализации.

изображение
изображение

Полезным свойством дерева целей и задач является то, что оно может отображать не только иерархию процессов, уточняющих содержание отдельных операций, но и временную развертку процесса.

Развертывание дерева целей и задач во времени позволяет ввести процедуры анализа ресурсоемкости на каждом из этапов реализации замысла, установить режим рационального распределения ресурсов, обеспечивающий соответствие темпов поступления различных ресурсов текущим частным задачам. [9]

Ю. В. Курносов и др.

Таким образом, в процессе разработки решения задачи мы не только определяем наиболее эффективные действия и способы их осуществления, но и должны заранее позаботиться о «запасе прочности предлагаемого решения», т. е. его обеспеченности необходимыми для реализации ресурсами.

изображение

При этом чрезвычайно важно, чтобы эксперты мобилизовали свой опыт решения задач, связанный с вариациями обстановки, и на его основе оценили объем необходимых резервных мощностей (запас прочности предлагаемого решения). [9]

Ю. В. Курносов и др.

Как же мы будем действовать, определяя запас прочности практически принятых нами решений о том, что и как мы делать? Еще раз внимательно прочитаем цитату:

изображение

ввести процедуры анализа ресурсоемкости на каждом из этапов реализации замысла, установить режим рационального распределения ресурсов, обеспечивающий соответствие темпов поступления различных ресурсов текущим частным задачам. То есть, речь идет не о конструктивной декомпозиции, а о комбинации структурной и временной декомпозиции. [9]

Ю. В. Курносов и др.

Поэтому для проведения процедуры анализа ресурсоемкости принятого нами за основу решения, мы вводим дополнительный структурный элемент, который позволит определить «запас прочности принятого решения».

изображение

И если по итогам этой процедуры мы считаем, что можем поставить знак равенства между необходимыми ресурсами и теми, что имеются в распоряжении нашей организации, и их будет достаточно для выполнения данного действия данным способом, то мы можем дать дальнейший ход решению, взятому ранее за основу, и принять, наконец, окончательное решение.

Но ситуации у нас в образовательных организациях бывают разные, и о том, что недостаток ресурсов является одной из «зловещих» проблем, ставящих под удар возможность реализации поставленных целей и задач, мы уже не раз говорили [10].

Поэтому велика вероятность того, что выбранный нами как наиболее оптимальный вариант с позиций целевой направленности и технологического оснащения его реализации, может быть не обеспечен всеми необходимыми ресурсами.

И сталкиваясь с таким препятствием, нам надлежит вернуться к уже разработанному «дереву решений» и проверить с позиции «запаса прочности» другие возможные варианты действий и способов.

изображение

Именно на основе анализа ресурсоемкости мы сможем внести коррективы в уже существующее «дерево» решений, чем обеспечим снижение рисков их невыполнения из-за недостаточности тех или иных ресурсов.

изображение

А проделав эти необходимые корректировочные действия, мы сделаем еще один важный шаг и обобщим по каждой цели необходимые для ее достижения ресурсы.

изображение

Тем самым существенно поможем сами себе в процессе управления ресурсообеспечением образовательной организации, к изучению «тайн» которого мы приступим в начале нового учебного года.

А сейчас мы можем поздравить себя с успешным окончанием многотрудного третьего этапа проблемно-ориентированного анализа, поскольку нами:

  • спроектировано «дерево» действий, осуществление которых поможет нам справиться с задачей устранения выявленных проблем;
  • разработано «дерево решений», в котором наряду с действиями мы выбрали наиболее оптимальные способы действий;
  • и рассчитан «запас прочности решений», что позволяет нам быть уверенными в ресурсном обеспечении осуществления действий.

Но окрыленные с этим успехом, мы не забудем о завершающем этапе проблемно-ориентированного анализа.

изображение

Поэтому оценивая путь, который нами пройден, мы вновь возвращаемся к цели, поставленной в самом начале этого аналитического пути, и сравниваем образ результата, который был для нас ориентиром достижений, с тем, что реально имеем в итоге проведенного анализа.

изображение

И если, подводя итоги, мы имеем:

  • четкое представление о выявленных, структурированных и ранжированных проблемах в объекте управления;
  • взаимосвязанную структуру задач, направленных на устранение проблем, где главным стержнем является выстроенное нами «дерево» целей, «подкрепленное» условиями и ресурсами их достижения;
  • спроектированное «дерево» решений как целенаправленную систему действий и способов действий, реализация которых при наличии ресурсного «запаса прочности» принятых решений позволит нам справиться с поставленными задачами, направленными на устранение проблем;

…то мы можем с уверенностью сказать о себе, что наше мастерство управления обретает реальную основу.

изображениеИ если все это мы делали не кулуарно, а подключали к совместной аналитической деятельности всех участников управленческой команды и экспертное сообщество нашей образовательной организации, то мы можем поздравить себя с успехом, поскольку смогли вместе преодолеть трудности, сложности и препятствия, которые не раз вставали на нашем аналитическом пути.

И к этому успеху преодоления добавим и наши успехи в познании, а точнее, в распознавании проблем и знании того, что и как, и с помощью чего мы будем делать, чтобы устранить выявленные в объекте анализа проблемы.

И мы можем быть уверены, что этот аналитический труд не пропадет даром, поскольку мотивированные на устранение выявленных проблем и обладающие необходимыми знаниями и умениями, мы теперь имеем необходимую основу для составления реального и эффективного плана действий, для осуществления которого нами продуманы и способы, и ресурсы.

И именно к ресурсам образовательной организации будет обращен наш пытливый познавательный взгляд, когда мы после отпуска, который, к сожалению, «пролетает» очень быстро, начнем изучать новую тему, в которой управление ресурсообеспечением станет объектом нашего пристального внимания.

Литратура

[1]. Асмолова (Плахова) Л. М. От «дерева целей» — к другим «деревьям» в «саду» нашего управленческого мастерства. [Электронный ресурс]- Режим доступа. — URL: https://eduface.ru/consultation/management/ot_dereva_celej_-_k_drugim_derev_yam_v_sadu_nashego_upravlencheskogo_masterstva
[2]. Мескон М.Х, Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.- М.: Дело, 2002. — 704 с., С. 238.
[3]. Трофимова Л. А. Управленческие решения (методы принятия и реализации) : учебное пособие / Л. А. Трофимова, В. В. Трофимов. — СПб. : Изд-во СПбГУЭФ, 2011. — 190 с., С. 78
[4]. Асмолова (Плахова) Л. М. Ох, нелегкая эта задача… ставить задачи. [Электронный ресурс]- Режим доступа. — URL: https://eduface.ru/consultation/management/oh_nelegkaya_eta_zadacha_stavit__zadachi
[5]. Леонтьев А. Н. Деятельность. Сознание. Личность. М.: Политиздат, 1975, 304 с, С. 107
[6]. Проект «Личности»/Афоризмы [Электронный ресурс]- Режим доступа. — URL: https://persons-aforism.ru/aforizm/3355
[7]. Курносов Ю.В., Конотопов П. Ю. Аналитика: методология, технология и организация информационно-аналитической работы. — Москва: Издательство «Русаки», 2004 г., -550 с., С. 432.
[8]. Андерсен Бьёрн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования /Пер. с англ. С. В. Ариничева /Науч. ред. Ю. П. Адлер. — М.: РИА «Стандарты и качество»,2003.- 272 с, С. 230.
[9]. Курносов Ю.В., Конотопов П. Ю. Аналитика: методология, технология и организация информационно-аналитической работы. — Москва: Издательство «Русаки», 2004 г., -550 с., С. 433.
[10]. Асмолова (Плахова) Л. М. Ох, нелегкая эта задача… ставить задачи. [Электронный ресурс]- Режим доступа. — URL: https://eduface.ru/consultation/management/oh_nelegkaya_eta_zadacha_stavit__zadachi
Асмолова (Плахова) Л.М. «Математика» задач в управлении: прежде, чем решать, надо разобраться с условиями и ресурсами. [Электронный ресурс]- Режим доступа. — URL:
https://eduface.ru/consultation/management/matematika_zadach_v_upravlenii_prezhde_chem_reshat__nado_razobrat_sya_s_usloviyami_i_resursami

Написать комментарий

Уважаемые читатели!

Ответы на вопросы, поступившие в период с 15 июля по 14 августа, будут даны после 15 августа.

Прикрепить файл
Вы можете прикрепить к сообщению не более пяти файлов (текст, видео, аудио), объемом не больше 5Мб каждый.

Информация персонального характера о пользователях официального сайта образовательной организации хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.

Политика оператора по обработке персональных данных

КомментарииКомментариев: 0